KSeF w Comarch ERP Optima — konfiguracja krok po kroku i filmy

Wdrożenie KSeF obejmuje zarówno ustawienia programu, jak i organizację pracy. Ustal, kto wystawia faktury, kto może je wysłać, kto odbiera zakupy i kto reaguje na błędy. W małej firmie może to być jedna osoba; w większym zespole warto jasno rozdzielić zadania.

Ten poradnik prowadzi przez konfigurację i codzienną obsługę. Obowiązek korzystania z KSeF oraz sposób obsługi konkretnej transakcji sprawdzaj według aktualnych informacji Ministerstwa Finansów. Samo posiadanie programu nie rozstrzyga, które dokumenty Twojej firmy podlegają wysyłce.

Comarch opisuje osobno warunki komunikacji z KSeF. Po zakończeniu właściwego dla klienta okresu bezpłatnego może być potrzebny Comarch KSeF lub OCR&KSeF. Producent wskazuje w dokumentacji m.in. wersje 2026.4.1 i 2026.5.1 jako wymagane do dalszej komunikacji w opisanym modelu. Przed wdrożeniem sprawdź aktualne warunki dla swojej instalacji i nowszych wydań — nie zakładaj, że połączenie jest bezterminowo bezpłatne dla każdej licencji.

Źródło: wymagania i zasady komunikacji opisane przez Comarch →

Uprawnienia w KSeF określają, co dana osoba lub podmiot może zrobić w imieniu firmy. Nie powstają przez zaznaczenie pola w Optimie. Osoba odpowiedzialna za dostęp powinna najpierw sprawdzić je w Aplikacji Podatnika KSeF.

1. Otwórz właściwe środowisko Aplikacji Podatnika, korzystając z oficjalnego serwisu MF.
2. Uwierzytelnij się dostępną dla Ciebie metodą i wybierz kontekst właściwego NIP.
3. W części dotyczącej uprawnień sprawdź osoby lub podmioty, które mają obsługiwać faktury.
4. Nadaj potrzebny zakres: dostęp do faktur, a dla osób wystawiających dokumenty również odpowiednie prawo ich wystawiania.
5. Potwierdź, że dostęp dotyczy tej firmy, którą będziesz obsługiwać w Optimie.

Droga uzyskania pierwszego dostępu zależy od formy prawnej i posiadanej metody identyfikacji. W przypadku podmiotów niebędących osobami fizycznymi bez odpowiedniej pieczęci kwalifikowanej może być potrzebne ZAW-FA. Wątpliwości wyjaśnij przed konfiguracją programu.

MF: uprawnienia i autoryzacja →

1. Otwórz konfigurację w bazie właściwej firmy.
2. Zaznacz Aktywuj wymianę danych z KSeF.
3. Wybierz demo do ćwiczeń albo produkcyjne do rzeczywistej wymiany dokumentów.
4. W standardowym obiegu wybierz tryb Online. Tryby szczególne omówiono dalej.
5. Zapisz ustawienia.

Demo i produkcja to odrębne środowiska. Poświadczenia przygotuj dla wybranego środowiska. Ćwiczenia najlepiej zaplanować w oddzielnej bazie szkoleniowej, aby nie pomieszać ich z bieżącą pracą.

Jeśli Optima korzysta ze sprzętowego klucza HASP, a osobny pakiet KSeF jest na kluczu wirtualnym, dokumentacja przewiduje dodanie tego klucza w Menadżerze Kluczy oraz wpisanie samego jego numeru w polu Numer klucza KSeF. Ten wariant warto przejść z administratorem.

Źródło: ustawienia konfiguracyjne KSeF →

Otwórz kartę wybranego operatora i odszukaj sekcję KSeF. Ustaw prawa zgodnie z jego zadaniami. Poniższe pola odpowiadają za różne czynności:

Na początek ustal, czy dokumenty mają być wysyłane automatycznie, czy po dodatkowej kontroli przez uprawnioną osobę. Włączenie automatycznej wysyłki zmienia znaczenie zatwierdzenia faktury w codziennej pracy — poinformuj o tym użytkowników.

Przykładowo: pracownik księgowości odbierający zakupy potrzebuje praw do pobierania; osoba odpowiedzialna za sprzedaż i UPO — do wysyłki. Nie przyznawaj wszystkim identycznych praw bez związku z rolą.

Źródło: uprawnienia operatora →

Wybierz metodę przygotowaną dla operatora i właściwego środowiska. W aktualnej dokumentacji opisano certyfikat KSeF, podpis kwalifikowany lub pieczęć oraz token.

Wariant A — certyfikat KSeF

1. W kreatorze wybierz Certyfikat KSeF.
2. Wskaż przygotowane pliki certyfikatu .crt i klucza .key.
3. Wprowadź hasło ustanowione przy generowaniu certyfikatu.
4. Zatwierdź wybór i sprawdź połączenie.

Wariant B — podpis kwalifikowany lub pieczęć

Wybierz odpowiednią opcję, wskaż certyfikat dostępny w Windows i podaj PIN w wymaganym oknie. Po wygaśnięciu połączenia program może poprosić o niego ponownie.

Wariant C — token

Wybierz token i wklej wartość wygenerowaną dla właściwej firmy w Aplikacji Podatnika KSeF. Program zapisuje go dla operatora w bazie firmowej.

Źródło: wybór sposobu uwierzytelnienia →

Plik klucza, hasło i token traktuj jak dane dostępowe. Nie dołączaj ich do zwykłych zgłoszeń ani zrzutów ekranu. Przy pracy wielu osób ustal odpowiedzialność za poświadczenia oraz sposób ich wycofania po zmianie zakresu obowiązków.

Przed pierwszą fakturą zweryfikuj dane firmy i nabywcy, identyfikatory, pozycje dokumentu oraz płatności. Poświęć szczególną uwagę nietypowym scenariuszom: zaliczkom, korektom, walutom i dodatkowym podmiotom. Nie zaczynaj prób od najbardziej złożonego dokumentu.

Powiązania form płatności ustawisz w Start → Konfiguracja → Firma → Kasa/Bank → Formy płatności. Otwórz używaną formę i sprawdź jej odpowiednik KSeF. Dla standardowych form program może podpowiedzieć mapowanie, ale własne nazwy wymagają kontroli. Brak mapowania nowej formy skutkuje przekazaniem płatności jako innej, z opisem.

Na formularzu faktury przejrzyj zakładkę KSeF i wynikowe dane. Dzięki temu sprawdzisz nie tylko to, czy połączenie działa, lecz również co rzeczywiście zostanie przekazane.

Źródło: formy płatności →

Próbną wysyłkę wykonuj w demo. W produkcji wysyłaj rzeczywistą, sprawdzoną fakturę zgodnie z ustalonym procesem.

1. Przygotuj fakturę i sprawdź jej dane.
2. Zatwierdź dokument. Jeśli operator ma włączoną wysyłkę przy zatwierdzaniu, program uruchomi ją automatycznie.
3. Przy wysyłce ręcznej wybierz zatwierdzony dokument na liście i użyj funkcji wysyłania do KSeF. Można też zaznaczyć wiele dokumentów.
4. Przeczytaj wynik weryfikacji struktury. W razie błędu sprawdź jego szczegóły i dalszą dostępność edycji dokumentu.
5. Po wysłaniu sprawdź status oraz odbiór UPO.

Optima weryfikuje zgodność faktury ze strukturą przed przekazaniem. Zatwierdzenie dokumentu nie jest jednak równoznaczne z poprawnym zakończeniem wymiany z KSeF. Przy wielu fakturach sprawdzaj wyniki dla poszczególnych dokumentów.

Źródło: wysyłka faktur →

UPO — domknięcie wysyłki

UPO to Urzędowe Poświadczenie Odbioru. Aktualna dokumentacja opisuje automatyczne pobieranie poświadczeń po wysyłce, przy odpowiednich uprawnieniach operatora. Jeśli dokument jest nadal przetwarzany, trzeba sprawdzić kolejną próbę i komunikaty.

Ręcznie użyj na liście sprzedaży przycisku Odbierz dane z KSeF dla dokumentów ze statusem „Wysłane / nie odebrano UPO”. Po poprawnym odbiorze status zmienia się na „Wysłane / odebrano UPO”. Sprawdź również zakładkę KSeF na fakturze, numer KSeF oraz daty.

Źródło: odbiór UPO →

W nowszych wersjach Optimy pobieranie działa w tle. Dokumentacja importu od wersji 2026.4.1 opisuje paczki dokumentów od początku poprzedniego miesiąca. O aktualności listy informuje jej nagłówek; po pierwszej konfiguracji synchronizacja może potrwać dłużej.

1. Otwórz listę faktur z KSeF i właściwą zakładkę zakupu lub sprzedaży.
2. Sprawdź datę i godzinę aktualizacji listy.
3. Jeśli potrzebujesz najnowszych lub innych dokumentów, wybierz Pobierz faktury.
4. Ustaw zakres dat i uruchom pobranie.
5. Otwórz fakturę, sprawdź podgląd i zdecyduj o kwalifikacji.

Nie uznawaj pustej listy od razu za brak faktur. Najpierw sprawdź kontekst firmy, uprawnienia, filtry, zakres dat i zakończenie synchronizacji. Zmiana firmy w trakcie pobierania przerywa ten proces.

Źródło: aktualny mechanizm pobierania →

1. Otwórz pobrany dokument na liście KSeF.
2. W polu Kwalifikacja wybierz Do rejestru VAT.
3. Wskaż właściwy rejestr. Sprawdź go także wtedy, gdy program podpowiada pierwszy z listy.
4. Użyj przycisku Przenieś. Dla zaznaczonych pozycji na liście dostępna jest operacja przeniesienia do rejestru VAT.
5. Otwórz wynikowy zapis i zweryfikuj dane przed dalszym księgowaniem.

Sprawdź kontrahenta, kwoty, daty, kategorię, płatności i numer KSeF. Pobranie danych nie zastępuje oceny księgowej. Szczególnej uwagi wymagają dodatkowe obciążenia i odliczenia z sekcji rozliczenia e-faktury: nie są automatycznie dodawane jako pozycje dokumentu.

Ustal też sposób kontroli duplikatów, zwłaszcza gdy dokument trafił wcześniej innym kanałem. Nie twórz drugiego zapisu tylko dlatego, że pojawiła się jego wersja z KSeF.

Źródło: przenoszenie do rejestru VAT →

Jeśli faktura ma przejść przez obieg handlowy, wybierz tę ścieżkę zgodnie z zasadami firmy.

1. Otwórz fakturę zakupu na liście KSeF i sprawdź dane dostawcy oraz wartości.
2. Wybierz kwalifikację Do handlu i użyj Przenieś. Z listy można również skorzystać z funkcji Przenieś do handlu.
3. Przejdź do Handel → Faktury zakupu i otwórz utworzony dokument.
4. Zweryfikuj powiązania towarów i usług. Jeśli brakuje kartoteki, program może zaproponować jej dodanie albo wskazanie istniejącej.
5. Sprawdź dokument przed dalszym zatwierdzeniem.

Zakupowe faktury zaliczkowe są kierowane do rejestru VAT, a nie na listę faktur zakupu w Handlu. System kontroluje też ponowny import do Handlu oraz zgodność podatnika z NIP firmy.

W zespole ustal jedną ścieżkę obsługi każdego dokumentu. Pozwala to ograniczyć pomyłki między zakupem prowadzonym w Handlu a zapisem wprowadzanym bezpośrednio w rejestrze.

Źródło: import do Handlu →

Nie wybieraj trybu wyłącznie na podstawie tego, że wysyłka się nie udała. Problem z połączeniem w firmie i oficjalnie ogłoszona awaria KSeF mają inne zasady obsługi. Ministerstwo Finansów rozróżnia tryb offline24, niedostępność KSeF oraz tryb awaryjny.

W offline24 fakturę trzeba przesłać niezwłocznie, najpóźniej następnego dnia roboczego po jej wystawieniu. To nie jest uniwersalna reguła „24 godzin zegarowych”. Dla pozostałych trybów obowiązują odrębne warunki i terminy. Przed zastosowaniem sprawdź oficjalne komunikaty oraz właściwą procedurę.

MF: offline24 → · MF: porównanie trybów →

Jak przygotować certyfikat offline w Optimie?

1. Przygotuj certyfikat KSeF typu 2 wygenerowany w Aplikacji Podatnika.
2. Otwórz listę faktur sprzedaży i na wstążce wybierz funkcję Offline zmień certyfikat.
3. Wskaż pliki .crt i .key oraz podaj hasło.
4. Sprawdź wybór certyfikatu dla operatora.

Źródło: certyfikat KSeF Offline →

W konfiguracji firmy dostępne jest pole Tryb pracy systemu; odpowiednie informacje znajdują się też na zakładce KSeF faktury. Przed uruchomieniem trybu szczególnego ustal, kto go wybiera, jak dokument jest udostępniany nabywcy i kto pilnuje późniejszej wysyłki oraz potwierdzeń. Zmiana ustawień nie oznacza automatycznej zmiany wszystkich wcześniej wystawionych faktur.

Źródło: tryby szczególne w Optimie →

Każdy klient ma własny kontekst podatnika. Dostęp do faktur jednego klienta nie oznacza dostępu do kolejnych. Konfigurację i próbę pobrania przeprowadź w odpowiedniej bazie każdej obsługiwanej firmy.

Comarch opisuje model, w którym klient nadaje uprawnienie biuru jako podmiotowi pośredniczącemu, a biuro nadaje swoim pracownikom prawo odczytu. Pracownicy przygotowują własne certyfikaty i wskazują je w Optimie. Zakres dostępnych klientów wynika z udzielonych uprawnień.

Uzgodnij z klientem, kto kwalifikuje koszty, wyjaśnia nieznane dokumenty i kontroluje kompletność. Sam dostęp techniczny nie zastąpi ustalonego obiegu informacji.

Źródło: obsługa klientów przez biuro rachunkowe →

Do zgłoszenia przygotuj wersję programu, nazwę wykonywanej funkcji, godzinę i treść komunikatu. Zrzut ekranu powinien pokazywać problem bez tokenu, hasła i klucza prywatnego. Przy niepewnym statusie nie twórz od razu kolejnej faktury na tę samą transakcję — najpierw wyjaśnij stan istniejącego dokumentu.

Comarch: komunikaty menu KSeF →

Po pierwszych dniach pracy wróć do procesu z użytkownikami. Sprawdź, czy dokumenty nie pozostają bez kwalifikacji, czy ktoś kontroluje błędy i czy działa zastępstwo podczas nieobecności. Dobrze skonfigurowany program potrzebuje również konsekwentnej obsługi.