Comarch ERP Optima w subskrypcji — jakie korzyści zyskuje Twoja firma?

Wdrożenie systemu do zarządzania firmą to ważna decyzja. Liczą się funkcje programu, ale również sposób finansowania, możliwość rozbudowy i dostęp do aktualizacji. Comarch ERP Optima w modelu subskrypcyjnym pozwala korzystać z oprogramowania w ramach regularnej opłaty, ograniczając wydatek na zakup licencji na początku współpracy.

Dla klienta oznacza to łatwiejsze planowanie budżetu i możliwość dopasowania zakresu systemu do aktualnych potrzeb. Jak przekłada się to na codzienne prowadzenie firmy?

Przy uruchamianiu systemu ERP firma ponosi zwykle kilka rodzajów kosztów: przygotowanie środowiska, konfigurację, przeniesienie danych i szkolenie pracowników. W modelu subskrypcyjnym nie trzeba dodatkowo finansować zakupu licencji bezterminowych.

Dzięki temu większa część budżetu może pozostać na działania potrzebne do sprawnego rozpoczęcia pracy — np. uporządkowanie danych, szkolenia czy integrację ze sklepem internetowym.

Znajomość opłaty za wybrany zakres systemu pomaga zaplanować wydatki w kolejnych miesiącach. Łatwiej uwzględnić obsługę oprogramowania w bieżących kosztach działalności oraz ocenić wpływ dodania nowych funkcji.

To szczególnie przydatne dla firm, które chcą rozwijać zaplecze informatyczne stopniowo i zachować środki na handel, zatrudnienie lub inwestycje.

Przewidywalność nie oznacza jednak niezmienności ceny przez cały okres współpracy. Wysokość opłat wynika z wybranej konfiguracji, aktualnego cennika i warunków umowy.

Program księgowy, handlowy czy kadrowo-płacowy powinien nadążać za zmianami. W modelu subskrypcyjnym dostęp do nowych wersji Comarch ERP Optima jest elementem usługi. Producent wskazuje również aktualizacje związane ze zmianami przepisów oraz brak odrębnej corocznej opłaty Upgrade.

Dla klienta to prostsza organizacja utrzymania systemu: dostęp do rozwoju oprogramowania jest powiązany z aktywną subskrypcją.

Warto przy tym odróżnić prawo do nowej wersji od usługi jej instalacji. W środowisku lokalnym aktualizację trzeba zaplanować, wykonać kopię bezpieczeństwa i sprawdzić zgodność dodatków. Zakres tych prac ustalamy podczas współpracy.

Firma rozpoczynająca pracę z Optimą może mieć inne potrzeby niż przedsiębiorstwo zatrudniające kilkadziesiąt osób i prowadzące kilka magazynów.

Subskrypcja pozwala dopasowywać zakres dostępu do zmieniającego się zapotrzebowania. Zmiany liczby stanowisk i wykorzystywanych modułów odbywają się zgodnie z zasadami oferty oraz umowy.

Przykładowo firma może najpierw uporządkować sprzedaż i gospodarkę magazynową, a następnie zaplanować rozszerzenie obsługi kolejnych procesów. Takie podejście pomaga rozłożyć prace wdrożeniowe i szkolenia na etapy.

Korzyść dla klienta: możliwość planowania rozbudowy wtedy, gdy pojawia się rzeczywista potrzeba biznesowa.

Oferta subskrypcyjna obejmuje pakiety związane z konkretnymi obszarami działalności, m.in. finansami, logistyką, sprzedażą detaliczną oraz kadrami i płacami. Dostępne są również moduły dodatkowe.

Rozmowę o zakupie można więc rozpocząć od potrzeb firmy:

• Jakie procesy chcemy obsługiwać?
• Ile osób będzie jednocześnie pracować w systemie?
• Czy prowadzimy uproszczoną, czy pełną księgowość?
• Jak duża jest skala obsługi kadrowej?
• Jakich integracji potrzebujemy?

Na tej podstawie dobieramy konfigurację. Trzeba uwzględnić zależności między pakietami oraz obowiązujące limity — sama nazwa wariantu nie wystarcza do oceny jego przydatności.

Model subskrypcyjny nie wymusza przeniesienia programu do chmury. Comarch ERP Optima może działać na własnej infrastrukturze lub w odpowiednio dobranym środowisku hostingowym.

To istotna zaleta dla firm, które mają już serwer, korzystają z integracji i dodatków albo potrzebują dostępu administracyjnego do bazy danych.

Można więc wybrać regularne opłaty za oprogramowanie, zachowując środowisko dopasowane do organizacji. Przy instalacji lokalnej nadal trzeba zapewnić administrację, zabezpieczenia i kopie zapasowe. Hosting jest osobnym elementem rozwiązania, którego zakres wymaga uzgodnienia.

Rozłożenie opłat za dostęp do programu daje przestrzeń do lepszego zaplanowania całego projektu. Warto wykorzystać ją do ustalenia mierzalnych celów, takich jak:

Sam sposób rozliczania programu nie zapewni tych efektów. Pomaga jednak zorganizować inwestycję, w której konfiguracja, szkolenia i rozwój systemu odpowiadają rzeczywistym zadaniom pracowników.

Warto ją rozważyć, gdy firma:

• rozpoczyna pracę z systemem ERP i chce ograniczyć wydatek licencyjny na start;
• preferuje regularne opłaty;
• planuje zmiany zatrudnienia lub zakresu działalności;
• chce korzystać z nowych wersji programu;
• potrzebuje etapowego rozwoju systemu;
• zamierza zachować własną infrastrukturę i indywidualne integracje.

W przypadku firmy korzystającej już z licencji bezterminowych decyzję warto poprzedzić porównaniem obecnych kosztów z proponowaną subskrypcją. Niższy wydatek początkowy nie oznacza automatycznie niższego kosztu w każdym wieloletnim scenariuszu.

Dobra oferta powinna jasno określać zakres programu i pełne koszty jego uruchomienia. Przed decyzją sprawdź:

• wybrane pakiety, liczbę dostępów i limity;
• opłatę za oprogramowanie oraz zasady jej zmiany;
• koszty wdrożenia, migracji danych i szkoleń;
• odpowiedzialność za aktualizacje, serwer i backup;
• zakres pomocy producenta oraz usług Partnera;
• warunki zmiany konfiguracji i zakończenia subskrypcji.

Ważna jest również ciągłość dostępu: po wygaśnięciu subskrypcji logowanie do programu jest blokowane. Ewentualne zakończenie korzystania z systemu wymaga więc wcześniejszego zaplanowania dalszej obsługi i dostępu do potrzebnych danych.