SaldeoSMART · Comarch ERP Optima
Dokumenty pod kontrolą.
Sprawniejsza księgowość.
Faktura z KSeF, skan czy dokument od pracownika? SaldeoSMART pomaga zebrać je w jednym procesie, opisać, zaakceptować i przekazać dane do księgowości. Zobacz, jak zaplanować takie rozwiązanie w firmie.
Mniej przepisywania
Odczytywanie dokumentów i przekazywanie danych do systemu księgowego ograniczają powtarzalne czynności.
Jasna odpowiedzialność
Uzgodnione etapy obiegu pomagają ustalić, kto opisuje koszt i kto zatwierdza dokument.
Łatwiejszy dostęp
Elektroniczne archiwum i aplikacja mobilna wspierają pracę biura, księgowości oraz osób w terenie.
Czym jest SaldeoSMART i dla kogo powstał?
SaldeoSMART to platforma rozwijana przez BrainSHARE IT, wspierająca obsługę dokumentów i współpracę z księgowością. Łączy funkcje przydatne przedsiębiorcom, biurom rachunkowym i wewnętrznym działom finansowym. Jej możliwości obejmują m.in. odczytywanie faktur, elektroniczny obieg, archiwum, fakturowanie oraz integracje z programami finansowo-księgowymi.
W praktyce przydaje się tam, gdzie faktury trafiają do firmy różnymi kanałami, a pracownicy pytają: „kto ma ten dokument?”, „czego dotyczy wydatek?” albo „czy księgowość już go otrzymała?”. Wspólne zasady pracy pomagają ograniczyć szukanie załączników w poczcie i wielokrotne przepisywanie tych samych informacji.
Dobór rozwiązania warto rozpocząć od konkretnego problemu. Mała firma może potrzebować sprawnego przekazywania faktur do biura rachunkowego. Organizacja z kilkoma działami — ścieżek akceptacji kosztów. Księgowość obsługująca wiele podmiotów — uporządkowanej wymiany danych z używanym programem.
Platforma może uzupełniać pracę w Comarch ERP Optima. To, które czynności wykonujemy w SaldeoSMART, a które pozostawiamy w Optimie, powinno być świadomą decyzją wdrożeniową. Poznaj platformę na stronie producenta →
OCR faktur: co automatyzujemy, a co sprawdzamy?
OCR rozpoznaje tekst na obrazie dokumentu. SaldeoSMART wykorzystuje odczyt do przygotowania danych, które następnie można zweryfikować i wykorzystać w dalszej obsłudze faktury. Przy dokumentach papierowych punktem wyjścia jest czytelny skan lub zdjęcie; przy elektronicznych — otrzymany plik.
Korzyść wynika z ograniczenia ręcznego wprowadzania informacji. Nie oznacza to jednak rezygnacji z kontroli. Osoba sprawdzająca powinna porównać wynik z dokumentem, zwłaszcza dane kontrahenta, numer faktury, daty, kwoty i stawki. Słabe zdjęcie, nietypowy układ lub nieczytelny fragment mogą wymagać poprawienia danych.
Jak przygotować dokument do odczytu?
- Fotografuj całą stronę, bez obciętych krawędzi i zasłoniętych pól.
- Unikaj odbić światła, cieni i rozmazanego tekstu.
- Przy wielu stronach zachowaj kompletność dokumentu i załączników.
- Ustal, kto sprawdza wynik odczytu przed przekazaniem do księgowości.
Dobrym pilotażem jest niewielki zestaw prawdziwych, reprezentatywnych faktur: od stałych dostawców, z różnymi stawkami oraz korekta. Ocena jakości na jednej idealnej fakturze niewiele mówi o codziennej pracy. Producent o odczytywaniu dokumentów →
Przykładowy proces w firmie
Wpływ → akceptacja → księgowość
Automatyzacja działa najlepiej, gdy każdy etap ma określony cel i osobę odpowiedzialną.
Faktura trafia do systemu. Weryfikujesz jej dane i kompletność.
Właściciel kosztu wyjaśnia zakup, a wskazana osoba zatwierdza dokument.
Dane trafiają do uzgodnionego miejsca w programie księgowym; wynik importu wymaga kontroli.
Elektroniczny obieg dokumentów krok po kroku
Obieg dokumentów pozwala określić drogę, którą przechodzi faktura lub inny dokument. SaldeoSMART udostępnia konfigurowalne ścieżki, uprawnienia oraz historię czynności. Dzięki temu opis kosztu i decyzja o akceptacji mogą być powiązane z dokumentem.
Poniższy przykład to propozycja organizacji procesu dla faktur kosztowych. Rzeczywisty układ należy dopasować do struktury firmy i dostępnych funkcji pakietu:
Rejestracja wpływu
Dokument pojawia się z uzgodnionego źródła. Osoba przyjmująca sprawdza firmę, typ i kompletność załączników.
Opis merytoryczny
Pracownik wyjaśnia, czego dotyczy zakup, z jakim działem lub projektem go powiązać i czy został zrealizowany.
Akceptacja kosztu
Wskazana osoba ocenia zasadność wydatku. Dokument z brakami wraca do wyjaśnienia.
Kontrola księgowa
Księgowość sprawdza dane i kwalifikację dokumentu, a następnie przygotowuje go do uzgodnionego importu.
Przekazanie danych
Dokument przechodzi przez wybrany mechanizm integracji. Sprawdzany jest wynik oraz zgodność pól po stronie Optimy.
Archiwum i dalsza obsługa
Uprawnione osoby mogą wrócić do dokumentu, jego opisu i historii. Proces płatności należy uzgodnić oddzielnie.
Historia komunikacji i operacji ułatwia odtworzenie przebiegu obsługi. Warto od razu ustalić zastępstwa na czas urlopów oraz sposób postępowania z dokumentem odrzuconym. Sama konfiguracja strzałek między etapami nie rozwiąże problemu, jeżeli nikt nie wie, kto odpowiada za zaległości. Więcej o elektronicznym obiegu →
SaldeoSMART i KSeF — co warto zaplanować?
Producent opisuje możliwość połączenia SaldeoSMART z KSeF, pobierania faktur oraz wysyłania faktur sprzedaży. Dostępne są również funkcje związane z kontrolą dokumentów i uzupełnianiem danych do dalszej obsługi. Zakres pracy użytkownika zależy od jego roli, uprawnień i konfiguracji.
W przypadku faktury pobranej z KSeF źródłem danych jest dokument ustrukturyzowany. OCR pozostaje przydatny przy skanach i innych dokumentach obrazowych. Te dwa mechanizmy wspierają różne źródła wpływu, dlatego nie należy traktować ich jako tego samego procesu.
Przed uruchomieniem ustal, który system będzie pobierał faktury, gdzie będzie odbywała się akceptacja oraz jak dane trafią do księgowości. Jeśli firma korzysta równolegle z funkcji KSeF w Optimie, trzeba opisać zasady zapobiegania podwójnemu wprowadzeniu tego samego dokumentu.
Funkcje AI mogą proponować uzupełnienia, ale wybór kategorii i kwalifikacja kosztu nadal wymagają odpowiedzialności osoby obsługującej dokument. Samo pobranie faktury nie potwierdza, że zakup został zatwierdzony przez firmę.
Aktualne możliwości sprawdzisz w opisie integracji z KSeF. Przy planowaniu pracy w Optimie pomocny będzie też nasz poradnik konfiguracji KSeF w Comarch ERP Optima.
Integracja SaldeoSMART z Comarch ERP Optima
Comarch ERP Optima znajduje się wśród systemów współpracujących z SaldeoSMART. Dokumentacja integracji opisuje kilka mechanizmów i zakresów wymiany danych. Dlatego najpierw trzeba ustalić wariant połączenia, wykorzystywane moduły oraz zadania, które mają zostać zautomatyzowane.
W oficjalnym zestawieniu synchronizacji wskazano m.in. SSYNC i OptimaAPI, dodatek bezpośredniego importu autorstwa AidemART oraz wymianę w trybie pracy rozproszonej. W zależności od mechanizmu dokumentacja obejmuje dokumenty kosztowe i sprzedażowe, a także obsługę danych bankowych oraz rozliczeń.
| Obszar | Co opisuje dokumentacja | Co potwierdzić we własnej instalacji |
|---|---|---|
| Dokumenty | Przekazywanie danych dokumentów do programu księgowego. | Docelowy rejestr, rodzaje faktur, korekty i wymagane pola. |
| Słowniki | Elementy synchronizacji obejmujące m.in. kontrahentów, kategorie, rejestry i sposoby płatności. | Kierunek wymiany, zgodność oznaczeń i zasady zakładania nowych pozycji. |
| Informacja zwrotna | W zestawieniu występuje zwrot numeru dokumentu z systemu finansowo-księgowego. | Czy wybrany wariant zwraca potrzebne potwierdzenie i gdzie użytkownik je zobaczy. |
| Dane bankowe | Zakres obejmujący transakcje i rozliczenia w określonych trybach wymiany. | Format, rachunki, identyfikację dokumentów oraz sposób kontroli wyniku. |
To zestaw obszarów do weryfikacji, a nie obietnica pełnej synchronizacji każdego pola w obu kierunkach. Wdrożenie dla KPiR może mieć inny zakres niż dla ksiąg handlowych. Instalacja lokalna i środowisko chmurowe również wymagają potwierdzenia właściwego wariantu.
Praktyczny test powinien odpowiedzieć na proste pytanie: „Czy po imporcie księgowa widzi w odpowiednim miejscu dokładnie te dane, których potrzebuje?”. Sprawdź nie tylko kwotę brutto, lecz także kontrahenta, daty, stawki, kategorię i sposób płatności. Dokumenty nietypowe warto włączyć do próby przed uruchomieniem całej firmy.
Źródło: elementy synchronizacji SaldeoSMART z Comarch ERP Optima → · Lista integracji producenta →
Archiwum, telefon i rozliczenia
Dokument pod ręką
Elektroniczne archiwum i wyszukiwanie ułatwiają powrót do faktury bez proszenia innego działu o ponowne przesłanie pliku. Dostęp powinien odpowiadać obowiązkom użytkownika.
Aplikacja mobilna
Producent udostępnia m.in. dodawanie zdjęć dokumentów, wyszukiwanie faktur oraz akceptację w obiegu. To przydatne dla osób często pracujących poza biurem.
Wprowadzając aplikację mobilną, warto pokazać pracownikom jeden prosty scenariusz: zdjęcie faktury, krótki opis zakupu i przekazanie dokumentu właściwą drogą. Równolegle ustal zasady dla papierowego oryginału i unikaj wysyłania tej samej faktury kilkoma kanałami.
Sprawdź funkcje aplikacji mobilnej →
Kontrola płatności i dopasowanie transakcji
SaldeoSMART opisuje także automatyzację pobierania transakcji bankowych i wiązania ich z dokumentami. Zastosowanie zależy m.in. od obsługiwanego banku, wybranych usług i konfiguracji. Przed uruchomieniem potwierdź dostępność dla konkretnych rachunków oraz sposób dalszej wymiany z księgowością.
Przy testach uwzględnij płatności częściowe i przelewy obejmujące kilka faktur. Dopasowanie transakcji wymaga kontroli, szczególnie gdy kontrahent opłaca wiele dokumentów o podobnej wartości. Akceptacja faktury w obiegu nie powinna być automatycznie utożsamiana z wykonaniem przelewu.
Jak wdrożyć SaldeoSMART bez chaosu?
Poniższy plan to propozycja organizacyjna BlueNetwork. Pozwala zacząć od ograniczonego zakresu i rozszerzać go po potwierdzeniu, że proces działa także w księgowości.
- Opisz obecny obieg. Skąd wpływają faktury, kto je sprawdza i gdzie powstają opóźnienia? Wybierz jeden problem, którego rozwiązanie będzie celem pilotażu.
- Uzgodnij role. Oddziel przyjęcie dokumentu, opis kosztu, akceptację i kontrolę księgową. Wskaż osoby zastępujące nieobecnych pracowników.
- Dobierz pakiet i integrację. Sprawdź potrzebne funkcje, limity, liczbę użytkowników i dodatkowe elementy połączenia z Optimą. Ustal odpowiedzialność za utrzymanie integracji.
- Przygotuj słowniki. Uporządkuj kategorie, rejestry i oznaczenia projektów. Rozbieżne nazwy w dwóch systemach utrudniają przewidywalne przenoszenie danych.
- Skonfiguruj wpływ dokumentów. Określ zasady dla KSeF, skanów i zdjęć. Wskaż jedno docelowe miejsce kontroli kompletności i wykrywania powtórzeń.
- Przeprowadź próbę. Użyj reprezentatywnego zestawu dokumentów. Porównaj dane przed i po imporcie oraz sprawdź obsługę błędu.
- Przeszkol każdą rolę. Pracownik powinien umieć opisać dokument, akceptujący podjąć decyzję, a księgowość skontrolować dane. Krótkie instrukcje zadaniowe są łatwiejsze do stosowania niż jeden rozbudowany podręcznik.
- Uruchom i oceń wyniki. Przez pierwszy okres obserwuj zaległości, błędy i pytania użytkowników. Dopiero potem rozszerzaj obieg na kolejne działy lub typy dokumentów.
Lista kontrolna udanego pilotażu
Przetestowano zwykłą ścieżkę, zwrot do wyjaśnienia i zastępstwo.
Pracownik widzi potrzebne dokumenty i może wykonać wymagane czynności.
Księgowość porównała dane i wskazała sposób obsługi wyjątków.
Wiadomo, co zrobić po błędzie i jak uniknąć ponownego wprowadzenia dokumentu.
Ustalono kanały wpływu, opisy, terminy reakcji i osobę do zgłaszania problemów.
Firma mierzy czas akceptacji, liczbę poprawek i dokumenty oczekujące na wyjaśnienie.
Nie zakładaj z góry konkretnego procentu oszczędności. Porównaj podobne okresy i podobną liczbę dokumentów. Wartość wdrożenia często widać nie tylko w czasie wprowadzania faktur, lecz także w mniejszej liczbie pytań, brakujących opisów i zaległości.
SaldeoSMART — najczęstsze pytania
Czy SaldeoSMART zastępuje Comarch ERP Optima?
W opisanym modelu uzupełnia obsługę dokumentów i wymianę danych. Zakres pracy w każdym systemie trzeba ustalić osobno. Nie należy zakładać, że uruchomienie platformy przenosi do niej wszystkie funkcje Optimy.
Czy każda faktura wymaga OCR?
Nie. OCR służy rozpoznawaniu treści z obrazu. Faktury ustrukturyzowane pobierane z KSeF mają inną postać danych; ich obsługa nie opiera się na odczytywaniu zdjęcia.
Czy dokument po OCR jest od razu gotowy do księgowania?
Wynik wymaga weryfikacji, a dokument właściwego opisu i kwalifikacji. Automatyzacja ogranicza ręczne czynności, ale nie zastępuje kontroli księgowej.
Czy integracja z Optimą obejmuje wszystkie dane?
Zakres zależy od wybranego mechanizmu, modułów i konfiguracji. Najbezpieczniej potwierdzić potrzebne pola i scenariusze na próbie obejmującej również dokumenty nietypowe.
Ile kosztuje SaldeoSMART?
Cenę i zakres należy sprawdzić dla aktualnego pakietu oraz potrzeb firmy. Przy porównaniu uwzględnij limity, użytkowników, obieg, odczyt dokumentów i ewentualne koszty wdrożenia oraz integracji. Nie zakładaj, że wszystkie funkcje są dostępne w każdym wariancie.
Od czego zacząć rozmowę o wdrożeniu?
Przygotuj liczbę dokumentów miesięcznie, sposób prowadzenia księgowości, wersję i model pracy Optimy oraz listę osób uczestniczących w akceptacji. Dodaj dwa lub trzy najczęstsze problemy obecnego procesu.
BlueNetwork · Dokumenty i księgowość
Połącz SaldeoSMART z codzienną pracą firmy
Porozmawiajmy o obiegu dokumentów, współpracy z księgowością i zakresie integracji z Comarch ERP Optima. Zaczniemy od Twojego procesu oraz funkcji, które są rzeczywiście potrzebne.